修正「國家度量衡標準實驗室文件保存期限作業要點」，名稱並修正為「國家度量衡標準實驗室檔案保存年限及銷毀作業要點」，自即日生效。

附修正「國家度量衡標準實驗室檔案保存年限及銷毀作業要點」

局　　長　連錦漳

國家度量衡標準實驗室檔案保存年限及銷毀作業要點修正規定

一、為使受委託執行國家度量衡標準實驗室業務之政府機關（構）或團體（以下簡稱受託機關（構））對於各類檔案之保存及銷毀作業有一致性之作法，特訂定本要點。

二、本要點所稱檔案，指受託機關（構）依照管理程序，而歸檔管理為文字或非文字資料及其附件。

　　　　前項所稱文字或非文字資料及其附件，指受託機關（構）處理業務或因業務而產生之各類紀錄資料，包括所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱讀或藉助科技得以閱讀或理解之文書或物品。

三、檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。

四、各類檔案保存年限如下：

（一）國內各項講習會或研討會：三年。

（二）校正、系統追溯或測試服務報告：五年。

（三）一般採購、設施維護及修繕：五年。

（四）出國報告：五年。

（五）外賓訪華：十年。

（六）辦理國際性講習會或研討會：十五年。

（七）國際計量組織會議決議及紀錄：二十年。

（八）系統評估報告、校正程序或國際比對報告：三十年。

（九）新、增建工程：永久。

（十）簽署相互認可協定、備忘錄：永久。

　　　　受託機關（構）無法依前項第五款至第十款規定之年限保存檔案者，應於活動或工程結束後一個月內，將相關資料送度量衡專責機關歸檔。

五、定期保存之檔案未逾規定保存年限或未依規定程序，不得銷毀。

　　　　受託機關（構）銷毀檔案，應先制定銷毀之檔案目錄及銷毀計畫，送度量衡專責機關轉請檔案中央主管機關審核。

六、受託機關（構）辦理定期保存檔案之銷毀，以每年一次為原則。

　　　　前點第二項擬銷毀檔案目錄，應記載下列事項：

（一）檔號。

（二）案名。

（三）案由。

（四）來（受）文者。

（五）收文字號、發（來）文字號。

（六）文件產生日期。

（七）有附件者，其件數。

（八）保存年限：檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。

（九）其他經度量衡專責機關指定事項。

　　　　前項應記載之事項，因文件特性致無法完全記載者，得視實際情況記載之。

七、第五點第二項所定銷毀計畫，應包括下列事項：

（一）擬銷毀檔案年度及數量。

（二）擬銷毀檔案現在存放地點。

（三）擬銷毀時間、地點及方式。

（四）其他經度量衡專責機關指定事項。

八、經核准銷毀之檔案於銷毀前，應妥善集中放置於安全場所，並應注意其運送過程之安全。

　　　　檔案之銷毀，應由受託機關（構）會同度量衡專責機關相關單位派員全程監控，並應注意環境保護事宜。

九、檔案之銷毀方法如下：

（一）化為碎紙或溶為紙漿。

（二）焚化。

（三）擊碎至檔案內容無法辨識。

（四）化為粉末。

（五）消磁。

（六）消除電子檔或重新格式化。

（七）其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法。

　　　　前項方法，必要時得併用之。

十、已銷毀檔案之目錄，應併同度量衡專責機關核准銷毀函永久保存。

十一、受託機關（構）從事受託業務人員於職務移交或離職時，應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失。

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